We staan er niet vaak bij stil, maar wanneer er een kritisch wordt gekeken naar onze eigen dagindeling, valt het op dat dit vaak onlogisch is ingericht. Een groot deel van de werkdag wordt niet besteed aan de kerntaken waarvoor deze professionals zijn aangesteld. Onderzoek wijst uit dat slechts ongeveer 25% van de werktijd daadwerkelijk wordt besteed aan kerntaken. De rest van de tijd wordt gevuld met voorbereiding, meetings, administratie en escalaties. Dit leidt tot inefficiëntie en een lagere productiviteit dan mogelijk zou zijn.
Wanneer je je oren goed opendoet op de werkvloer, hoor je veel klachten over drukte en niet toekomen aan werk waar het om gaat. Maar vaak lopen we achter de feiten aan zonder goed te kijken naar een oplossing. Terwijl een oplossing vaak dichterbij is dan je denkt!
De opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) biedt echter nieuwe mogelijkheden om deze inefficiëntie aan te pakken. AI kan routinetaken overnemen en versnellen, waardoor professionals meer tijd kunnen besteden aan hun kerntaken. Dit resulteert niet alleen in een verhoogde output, maar ook in een hogere tevredenheid onder medewerkers, die zich kunnen concentreren op werk dat echt betekenisvol is.
AI en Routine Taken
Veel van de tijd die nu verloren gaat aan niet-kerntaken, kan worden teruggewonnen door het inzetten van AI. Denk bijvoorbeeld aan de automatische verwerking van administratieve taken, zoals het bijhouden van voorraden, het verwerken van bestellingen of het afhandelen van eenvoudige klantenservicevragen. AI-systemen kunnen deze taken sneller en nauwkeuriger uitvoeren dan mensen, waardoor er minder fouten optreden en processen soepeler verlopen.
Daarnaast kunnen AI-tools helpen bij het voorbereiden van meetings door bijvoorbeeld agendapunten te verzamelen, relevante documenten klaar te zetten en zelfs vergadernotulen automatisch te genereren. Hierdoor kunnen professionals zich beter voorbereiden en wordt de vergadertijd effectiever benut.
Optimalisatie van Planning en Escalaties
AI kan ook worden ingezet om de planning en toewijzing van taken te optimaliseren. Door gebruik te maken van machine learning-algoritmen kunnen patronen worden herkend in de workflow en kunnen taken efficiënter worden toegewezen. Dit voorkomt onnodige vertragingen en zorgt ervoor dat iedereen binnen het team optimaal wordt ingezet.
Bij escalaties kan AI helpen door automatisch de urgentie van problemen te beoordelen en ze door te sturen naar de juiste persoon of afdeling. Dit vermindert de tijd die wordt besteed aan het oplossen van problemen en zorgt ervoor dat belangrijke kwesties sneller worden aangepakt.
Geen Dure Tools Nodig
Het is belangrijk op te merken dat het inzetten van AI niet per se betekent dat bedrijven moeten investeren in dure tools en complexe processen. Vaak kan al een enorme efficiëntieslag worden gemaakt door de juiste vaardigheden te ontwikkelen binnen het team. Dit betekent dat medewerkers moeten leren waar AI het meest effectief kan worden ingezet en hoe ze AI-tools op de juiste manier kunnen gebruiken.
Een belangrijk aspect hiervan is het ontwikkelen van vaardigheden in het ‘promten’ van AI. Dit houdt in dat medewerkers leren hoe ze de juiste vragen en opdrachten aan AI-systemen kunnen geven om de gewenste resultaten te krijgen. Door effectieve prompts te gebruiken, kunnen professionals veel meer uit AI-tools halen en hun werk efficiënter maken.
De Kloof tussen Technologie en Mens
Een veelvoorkomend probleem binnen organisaties is dat er wel wordt geïnvesteerd in AI-technologie, maar dat de begeleiding en training van medewerkers vaak wordt vergeten. Dit resulteert in een grote kloof tussen de technologie en de mens, waardoor de investering in AI niet optimaal wordt benut.
Het ontbreken van training en begeleiding zorgt ervoor dat medewerkers niet goed weten hoe ze AI-tools moeten gebruiken en hoe ze de technologie kunnen integreren in hun dagelijkse werkzaamheden. Hierdoor blijft het potentieel van AI onbenut en wordt de efficiëntiewinst niet gerealiseerd. Dit is zonde van de investering en zorgt voor frustratie bij medewerkers, die het gevoel hebben dat de technologie hen eerder tegenwerkt dan ondersteunt.
Conclusie
De integratie van AI in de werkprocessen van teams kan leiden tot een significante verbetering van de efficiëntie en productiviteit. Door routinetaken te automatiseren en slimmer om te gaan met planning en escalaties, kunnen professionals zich richten op hun kerntaken. Dit resulteert in een hogere output en een betere werkervaring. Het vereist echter niet altijd dure tools of complexe processen; vaak volstaat het ontwikkelen van de juiste vaardigheden om optimaal gebruik te maken van AI.
Daarnaast is het cruciaal dat organisaties investeren in de begeleiding en training van hun medewerkers om de kloof tussen technologie en mens te overbruggen. Alleen dan kan het volledige potentieel van AI worden benut en kunnen teams echt profiteren van de voordelen die AI te bieden heeft. Bedrijven die hierin investeren, zullen de vruchten plukken van een meer gefocust, productief en tevreden team. AI biedt een potentieel dat veel verder gaat dan wat we momenteel benutten. Door te begrijpen en te leren hoe we AI effectief kunnen inzetten, kunnen we onze werkprocessen radicaal transformeren en onze teams klaarstomen voor de toekomst.